Outils gratuits et payants pour les petites agences de design et les indépendants

Au cours des derniers mois, nous avons utilisé de nombreux outils pour de nombreuses choses différentes, de la conception à la gestion de projet, en passant par la comptabilité, etc. Milk Moon Studio est un petit studio Webflow, et vous n'aimez peut-être pas Webflow, mais certains de nos outils seront utiles non seulement aux experts Webflow, mais aussi aux petites agences de toutes sortes.

Nous allons vous donner un bref aperçu de ce que nous avons obtenu et des raisons pour lesquelles ce sont d'excellents outils pour les petites agences.

Design

Pour cette catégorie, nous utilisons différents outils. Nous tenons à souligner que notre principale source de revenus est la conception et le développement de sites Web. Les outils que nous utilisons se situent donc à cette extrémité du spectre des flux de travail de conception de Webflow.

Figma - Gratuit et payant

Prix - Commencez gratuitement, payez si vous grandissez.

Comme la plupart de nos travaux de conception sont liés aux sites que nous construisons Figma a changé la donne. L'outil est gratuit au démarrage, ce qui est bien, mais nous sommes passés à un forfait payant. Si vous êtes très petit ou si vous êtes simplement indépendant, vous pouvez vous en tirer avec le forfait gratuit et vous n'aurez à supprimer aucune fonctionnalité. La principale raison pour laquelle nous sommes passés à un plan payant est simplement le fait que nous avons dépassé le point où nous ne pouvons travailler que sur un seul projet d'équipe.

Mais voyons ce qui fait de Figma la voie à suivre :

• Eh bien, c'est bon marché, 12$ par utilisateur, cela vous donnera des autorisations utilisateur personnalisées, une excellente collaboration avec d'autres concepteurs, développeurs et clients ainsi qu'un contrôle de version illimité.
• Il est livré avec une application de bureau, mais vous pouvez l'utiliser directement dans votre navigateur, une autre fonctionnalité intéressante lorsque vous travaillez avec des clients, ils peuvent suivre et commenter, etc. sans avoir à installer quoi que ce soit.
• La collaboration n'a jamais été aussi simple, vous pouvez voir d'autres personnes travailler autour de vous dans le même fichier sans aucun problème.
• Il est livré avec une excellente bibliothèque de plugins.
• Il est léger, nous avons mentionné qu'il fonctionne directement dans le navigateur.
• Obtenir les commentaires des clients est tellement simple qu'il leur suffit de cliquer et d'ajouter un commentaire n'importe où sur n'importe quoi.
• Le prototypage demande un peu de temps pour s'y habituer, mais le client est réellement capable d'interagir avec le site, l'application ou tout ce que vous créez comme s'il s'agissait du produit final, en observant les flux et les interactions. En général, nous construisons tout d'abord dans Figma et une fois que nous avons un client satisfait et que nous avons terminé notre inscription, nous commençons à créer le site lui-même.
• Passer de la conception au développement, c'est tellement facile. Avec Figma, nous pouvons passer d'un très joli design visuel à des constructions parfaites au pixel près.
• Nous n'allons pas tout lister ici, mais examinez les fonctionnalités par ici.

Nous avons essayé de nombreux outils, de Sketch à Adobe XD, en passant par Photoshop et Illustrator, mais pour le moment, nous n'avons pas bougé sur celui-ci.

Pixelmator Pro

Prix - Payé 40$

Donc ce gars est payé, et il est sur Mac, mais nous adorons ça. Comme nous l'avons déjà dit, nous concevons principalement pour le Web, nous n'avons pas 2 000 images à exécuter dans Lightroom ou des modifications très lourdes pour Photoshop, mais cet achat unique en vaut la peine. Il contient tout ce dont nous avons besoin de Photoshop et pas tout ce que nous n'avons pas mais pour lequel nous finirions par payer. Avant même de commencer, dirigez-vous vers bénéficier de la version d'essai, vous allez adorer. Tout comme Photoshop, il propose une multitude de fonctionnalités, mais nous allons simplement vous dire qu'il est idéal pour le Web, qu'il prend en charge les vecteurs et les SVG, qu'il n'est pas mal pour les retouches, qu'il possède des fonctionnalités d'apprentissage automatique idéales pour la conception de sites Web (le client vous a-t-il donné l'image dont vous avez besoin pour l'en-tête, mais elle fait la moitié de la taille dont vous avez besoin ? Laissez l'algorithme ML de Pixelmator le redimensionner pour vous (sans perte de qualité) et adaptez la couleur et le style de n'importe quelle photo afin que vos designs soient toujours uniformes. Enfin, il est très peu gourmand en ressources par rapport à Photoshop et à une fraction du prix. Découvrez tout ce qu'il a à offrir ici.

Dev

Flux Web

Prix - Gratuit et payant

Nous allons d'abord aborder cette question, car Webflow aime donner le ton en disant qu'il s'agit d'une plateforme de conception et de développement. Nous n'avons jamais conçu dans Webflow, nous aimons nous occuper de cela et l'intégrer ensuite à Webflow, mais vous pourriez le faire si vous le vouliez. Nous n'allons pas énumérer les raisons pour lesquelles nous aimons Webflow, si ce n'est qu'il est principalement sans code, léger et que nous l'adorons. Vous pouvez en savoir plus sur les raisons pour lesquelles nous l'aimons ici. Nous utilisons Webflow exclusivement depuis plus de 2 ans et c'est formidable. La plateforme peut s'améliorer dans certains domaines, notamment la prise en charge des plateformes de paiement autres que Stripe et PayPal, mais en termes de design, vous n'avez que très peu de restrictions, ce qui la place bien au-dessus de la concurrence.

En termes de prix, c'est très compétitif. Si vous êtes un indépendant travaillant sur un ou deux projets à la fois et que vous les confiez à des clients, vous pouvez continuer à bénéficier du plan gratuit sans aucune restriction. Nous avons adopté un plan d'équipe qui nous permet de collaborer sur des projets tout en supprimant pratiquement toutes les autres restrictions. Ce n'est pas le moins cher mais c'est le meilleur et, comme nous l'avons dit, c'est gratuit pour commencer, alors plongez-vous.

Un dernier mot serait de mentionner qu'il existe une vaste bibliothèque de didacticiels pour vous aider à démarrer et que la communauté est très utile et active, de Discord aux forums, il y a beaucoup d'aide si vous êtes bloqué. Nous en avons même créé des instructions que vous pouvez trouver ici ou même sur leurs forums.

BBEdit

Prix : gratuit et payant

Comme le dit leur devise, c'est pas nul. Comme nous l'avons dit plus haut, nous utilisons Webflow et même si Webflow aime dire qu'il ne contient pas de code, pour nous, il s'avère généralement qu'un projet contient peu de code, et lorsque vous devez modifier, mendier, emprunter ou voler ce code, il est généralement préférable de faire tout cela dans BBEdit. Nous le recommandons vivement, non seulement pour le code, mais aussi pour d'autres tâches, comme le nettoyage de ce document txt ou Word rempli de mises en forme pourries que le client vous a transmis.

Transmettre

Prix - Payé 45$

Si vous travaillez dans notre secteur, vous finirez par avoir besoin d'une application FTP, et Transmettre est celle qu'il nous faut. Il y en a une tonne de produits gratuits, mais il s'agit d'un achat unique et cela fonctionne, c'est pourquoi nous l'aimons. Vous avez besoin de synchroniser 10 Go de données en fonction de règles différentes, c'est possible, et bien plus encore. Faites-nous confiance, nous les avons essayés au fil des ans et nous adorons celui-ci. C'est si simple et pourtant si puissant. Déplacez des fichiers depuis Dropbox ou Drive vers un serveur FTP ou votre machine, simplement et rapidement.

Comptabilité et suivi du temps

Xéro

Prix - Payé à partir de 5$

Lorsque nous avons commencé à faire notre propre affaire, la comptabilité était le principal obstacle. Nous n'avions aucune idée de ce que nous faisions et nous avions besoin d'aide. Nous avons essayé Quickbooks et Sage et nous avons fini par opter pour la plateforme dès le départ. Xéro nous a sauvé la vie plus d'une fois et a facilité la comptabilité, les devis, la facturation, la TVA et le fait de tout faire dans différentes devises.

En plus de vous assurer de ne pas vous retrouver avec des maux de tête fiscaux, cet outil nous a beaucoup aidés. Nous l'utilisons pour établir des devis, notre logiciel de gestion du temps s'y intègre directement afin que nous puissions simplement envoyer une facture en 3 clics. Il s'intègre à notre compte Paypal, extrait nos flux bancaires, gère notre TVA et dispose de tout ce dont nous avons besoin à l'approche de la saison des impôts. Nous ne saurions trop recommander cet outil. Les dépenses sont faciles à suivre car nous pouvons littéralement prendre une photo d'un bordereau de paiement avec l'application, et il est prêt à être rapproché.

Mieux encore, quand on fait une erreur, on annule et on répare. Nous vous recommandons également d'opter pour le forfait légèrement plus cher si vous travaillez avec des clients étrangers. Vous pouvez ainsi établir des devis et facturer dans d'autres devises. Xero effectuera toutes les conversions et, dans notre cas, nous l'avons lié à Paypal et Payfast afin que le client n'ait pas besoin d'effectuer un paiement SWIFT. Il lui suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris sur la facture et de payer par carte de crédit ou Paypal, de manière simple et rapide.

Timecamp

Prix - Commencez gratuitement, payez au fur et à mesure de votre croissance

Je ne vais pas vous mentir, nous avons essayé de nombreux outils pour suivre notre temps, et vous pourriez dire que vous n'en avez pas besoin, mais cela nous sauve des vies. Vous pouvez facturer par projet sans vous soucier du temps, mais cet outil vous permettra de ne pas jeter l'argent dans les toilettes, même si vous ne facturez pas à l'heure. Que vous ayez besoin d'un devis et que vous ne sachiez pas combien d'heures estimer pour quelque chose ou que vous deviez simplement facturer un client pour un travail ponctuel, cet outil vous sauvera la vie. En outre, il s'intègre littéralement à tout. À cette période du mois, nous appuyons simplement sur la facture et les données sont envoyées directement à Xero afin que nous puissions les envoyer au client en un clic et qu'il puisse voir une ventilation détaillée de ce pour quoi il paie.

Il possède toutes les fonctionnalités habituelles, suivez les tâches en démarrant et en arrêtant un chronomètre ou en ajoutant des heures manuellement, utilisez l'application pour suivre tout ce qui se passe sur votre machine. Si vous avez oublié ce que vous avez fait la nuit dernière, allez simplement vérifier combien d'heures vous avez passées sur Webflow ou sur n'importe quelle application ou onglet de votre navigateur. Des chronomètres à partir d'entrées de calendrier ou de vos outils de gestion de projet tels que Trello ou Asana. Intégrez les tâches de ces outils ou des clients de Xero. Consultez les estimations afin de faire savoir à vos clients que vous avez déjà épuisé 89 % de leur acompte et qu'ils vont être épuisés. Gérez les attentes en surveillant les tâches qui sont surestimées ou sous-estimées. Nous ne pourrions pas gérer notre entreprise sans cet outil. Tout ce que nous pouvons dire, c'est qu'il vaut chaque centime en termes de gain de temps et d'avantages qu'il procure. Nous ne pouvons pas commencer à lister toutes les fonctionnalités et intégrations, il suffit de les contacter et de demander une démonstration. Oh, et si vous n'optez pas pour la solution Xero, vous pouvez facturer directement auprès de Timecamp si tu veux.

Gestion de projet

Trello

Prix - Gratuit et payant

Nous avions l'habitude de gérer tous nos projets en Trello. C'est génial, c'est simple et nous pouvons voir exactement ce que nous faisons, ce que nous devons faire, et en prime, nous ajoutons nos clients pour qu'ils puissent également voir cela et ce qu'ils nous doivent. Cela peut sembler simple et limité à première vue, mais cela peut devenir assez complexe. Nous utilisons toutes sortes de règles pour automatiser les tâches et cela s'intègre à une gamme d'outils. Nos designs Figma sont disponibles dans Trello, ou les tâches sont importées de Trello dans Timecamp et suivies directement dans Trello via Timecamp. Il publie des mises à jour sur nos chaînes Slack et vice versa. Nous l'adorons et nous ne pourrions pas vivre sans. Oui, tout cela en vaut la peine. Nous avons utilisé d'autres outils, le plus proche étant Asana, mais en termes de rapport qualité/prix, Trello nous a donné plus.

Il fonctionne à la fois dans le navigateur ou dans l'application, et sur ordinateur et mobile. Il permet aux clients de collaborer et de rester à jour en toute simplicité. Nous admettons que ces derniers mois, nous avons transféré Notion pour notre gestion de projet, mais cela est dû au fait que nous avons commencé à l'utiliser pour bien d'autres choses, et Trello est toujours une solution extrêmement solide.

Slack

Prix - Gratuit et payant

Oui, le courrier électronique est mort. Nous envoyons des factures via Xero et nous répondons par e-mail lorsqu'un client nous contacte pour la première fois. Pour le reste, il y a Slack. Tous les messages et fichiers envoyés ou reçus d'un client se trouvent ici. Il s'intègre à nos autres outils et accélère les délais d'exécution. Oubliez Skype, WhatsApp, Teams, tout ce que vous avez déjà utilisé pour le chat, ou peut-être même la collaboration vidéo ou vocale, tout est là. De plus, nous utilisons Zapier pour le connecter à tout ce à quoi il ne se connecte pas nativement. Lorsque vous nous contactez sur le site, cela ne se retrouve pas dans notre boîte aux lettres, mais sur une chaîne Slack. Rien n'est jamais perdu, il est consultable et disponible sur toutes les plateformes, de l'ordinateur à la tablette et au mobile. De plus, la plupart de nos clients l'utilisent de toute façon, nous les connectons simplement à notre Slack via Slack Connect et nous sommes opérationnels, et le reste ? Eh bien, nous les invitons simplement sur une chaîne en tant qu'invités. Nous utilisons Slack depuis des années et il est peu probable que nous en changions de sitôt.

Notion

Prix - Gratuit et payant

Notion propose des versions gratuites et payantes, cela vaut chaque centime si vous voulez payer. Il n'y a pas grand-chose à dire à propos de Notion. Il fait tout pour nous en matière de documentation, de gestion de projet, d'IA et bien plus encore. Presque tout ce qui est interne à Milk Moon Studio passe désormais par Notion sous une forme ou une autre, et nos clients peuvent se tenir au courant de ce qui se passe avec les autorisations partagées. Il est extrêmement polyvalent et puissant. Une mise en garde, pour exploiter toute la puissance de Notion, vous devrez créer certains de vos propres modèles pour tout. Il y en a beaucoup, mais si vous voulez que les choses fonctionnent comme vous le souhaitez, vous devez investir du temps. Notre dernier mot sur Notion, les blocs de synchronisation, OMG, ce sont juste, je ne peux même pas, ce sont des blocs de synchronisation, des blocs qui se synchronisent, où que vous les utilisiez, encore et encore, et ai-je mentionné qu'ils se synchronisent. Quoi qu'il en soit, c'est Notion.

Wrike

Prix - Gratuit et payant

Un autre excellent outil de gestion des flux de travail. Wrike a beaucoup à offrir. Pensez à la facilité d'utilisation de Trello, mais avec tous les éléments que nous aimons dans Trello, que nous n'avons pas à ajouter et à payer en tant que suppléments, comme nous le faisions auparavant dans Trello. C'est formidable si vous avez besoin de voir la situation dans son ensemble et de ne pas vous concentrer uniquement sur ce que vous devez faire aujourd'hui. Wrike vous offre toute une gamme de vues prêtes à l'emploi, des diagrammes de Gantt aux analyses de tableaux de bord. L'avantage, bien sûr, est qu'il s'agit d'une véritable gestion des flux de travail et pas seulement de la gestion de projet. Pour les concepteurs comme nous, la meilleure partie est la partie vérification et approbation de l'outil qui permet la collaboration et l'approbation des actifs, à la fois en interne et avec des parties prenantes externes. Ce n'est pas réservé aux concepteurs non plus, vous pouvez envoyer à quelqu'un un vieux document Word ou PDF ennuyeux, etc., donc très utile.

Nous attendons l'intégration directe de Figma, mais ils prennent en charge XD. Ce n'est donc plus qu'une question de temps avec l'acquisition d'Adobe et la disparition éventuelle de XD. Je dois également être honnête, même si nous sommes encore sur Notion, après avoir examiné l'application mobile de Wrike, la gestion de projet en déplacement semble beaucoup plus simple que d'essayer d'utiliser Notion sur mon téléphone. Alors que toutes les applications qui s'y intègrent actuellement et que leur équipe d'assistance a récemment confirmé qu'elle envisageait d'ajouter Figma, nous pourrions essayer cette solution pour remplacer le flux de travail au lieu de simplement l'explorer pour le moment.

E-mail et cloud

Espace de travail Google

Prix - Payé

Oui, nous venons de dire que nous n'utilisons pas le courrier, mais nous en avons toujours besoin et l'utilisation de Google Workspace nous offre bien plus que du courrier. Nous disposons d'une tonne de stockage dans le cloud et de lecteurs d'entreprise partagés, nos calendriers sont synchronisés et visibles, nous utilisons Meet pour les appels et enregistrons tout sans effort, nous avons Google Dive, donc aucun Microsoft Word, Excel ou Powerpoint n'est nécessaire. Il vaut bien son prix et s'intègre à la plupart des outils que nous avons énumérés ci-dessus. S'il n'y a que vous et que vous ne voulez pas payer, vous pouvez associer la majeure partie de cette somme à votre ancien compte Gmail habituel.

Et voilà, ce sont les outils que nous utilisons le plus pour les tâches quotidiennes de bureau. Nous utilisons de nombreuses autres plateformes, mais elles sont très spécifiques à des tâches spécifiques, comme Google DataStudio pour les tableaux de bord d'analyse des clients.

Si vous avez des questions ou des recommandations concernant les outils destinés aux petites agences, veuillez nous contacter dans les commentaires.