Kostenlose & bezahlte Tools für kleine Design-Agenturen und Freelancer

Update, September 2026: Wir haben die Preise für Figma, Pixelmator Pro, Xero, Transmit und TimeCamp noch einmal auf der jeweiligen Website des Tools geprüft und angepasst, was sich geändert hat (vor allem bei Figma, Pixelmator Pro und Xero). Pläne ändern sich oft, schau also vor dem Kauf auf der Preisseite des jeweiligen Tools nach. Der Rest beschreibt, wie wir damals gearbeitet haben.

In den letzten Monaten haben wir jede Menge Tools für die unterschiedlichsten Aufgaben ausprobiert, von Design über Projektmanagement bis zur Buchhaltung. Milk Moon Studio ist ein kleines Webflow-Studio, und vielleicht hast du mit Webflow nichts am Hut, aber einiges von dem, was wir nutzen, hilft nicht nur Webflow-Profis, sondern kleinen Agenturen jeder Art.

Wir geben dir einen kurzen Überblick darüber, wo wir gelandet sind und warum diese Tools für kleine Agenturen so gut funktionieren.

Design

In dieser Kategorie setzen wir ein paar verschiedene Tools ein. Wichtig zu wissen: Unser Haupteinkommen sind Webdesign und Entwicklung, deshalb liegen unsere Tools eher am Ende des Webflow-Design-Workflows, das näher am Design und an der Umsetzung im Web ist.

Figma: kostenlos und bezahlt

Preis: Kostenlos starten, bezahlen, wenn du wächst.

Da der Großteil unserer Designarbeit mit den Websites zu tun hat, die wir bauen, ist Figma für uns ein Game Changer. Das Tool ist zum Start kostenlos, was großartig ist, wir sind aber inzwischen auf einen bezahlten Plan umgestiegen. Wenn du ganz klein oder einfach Freelancer bist, kommst du mit dem kostenlosen Plan durch, solange du mit seinen Grenzen leben kannst (zum Zeitpunkt des Schreibens erlaubt Figmas Starter-Plan drei Dateien). Der Hauptgrund für unseren Wechsel: Wir sind darüber hinausgewachsen, nur an einem Teamprojekt arbeiten zu können.

Aber schauen wir genauer hin, was Figma zur ersten Wahl macht:

• Es ist günstig: Ein Full-Seat im Professional-Plan kostet $16 pro Nutzer und Monat (der alte Preis von $12 gilt jetzt für den Dev-Seat). Dafür bekommst du individuelle Nutzerrechte, großartige Zusammenarbeit mit anderen Designern, Entwicklern und Kunden sowie unbegrenzte Versionierung.
• Es gibt eine Desktop-App, du kannst aber genauso gut direkt im Browser arbeiten. Das ist ein weiterer Pluspunkt in der Arbeit mit Kunden: Sie können mitverfolgen und kommentieren, ohne etwas installieren zu müssen.
• Zusammenarbeit war noch nie so einfach, du siehst andere in derselben Datei arbeiten, ganz ohne Probleme.
• Es gibt eine tolle Plugin-Bibliothek.
• Es ist schlank, wir haben ja erwähnt, dass es direkt im Browser läuft, oder?
• Feedback von Kunden einzuholen ist kinderleicht: Sie klicken einfach irgendwo auf irgendetwas und hinterlassen einen Kommentar.
• Prototyping: Daran muss man sich ein bisschen gewöhnen, aber der Kunde kann mit der Website, der App oder was auch immer du baust, tatsächlich interagieren, als wäre es das fertige Produkt, und sieht so die Abläufe und Interaktionen. Wir bauen in der Regel zuerst alles in Figma, und sobald der Kunde zufrieden ist und unterschrieben hat, beginnen wir mit dem Bau der eigentlichen Website.
• Vom Design zur Entwicklung: Mit Figma gelingt der Übergang von einem wunderschönen visuellen Design zu pixelgenauen Umsetzungen ganz mühelos.
• Wir wollen hier nicht alles aufzählen, aber wirf doch einen Blick auf die Funktionen hier.

Wir haben viele Tools ausprobiert, von Sketch über Adobe XD bis hin zu Photoshop und Illustrator in längst vergangenen Zeiten, aber vorerst bleiben wir bei Figma.

Pixelmator Pro

Preis: Bezahlt, $49.99

Dieses Tool ist kostenpflichtig und nur für den Mac, aber wir lieben es. Wie gesagt, wir gestalten hauptsächlich fürs Web. Wir haben keine 2000 Bilder, die durch Lightroom müssen, und auch keine extrem aufwendige Bearbeitung für Photoshop, aber dieser einmalige Kauf lohnt sich. Es hat alles, was wir von Photoshop brauchen, und nicht den ganzen Rest, den wir nicht brauchen, aber trotzdem mitbezahlen würden. Bevor du irgendetwas entscheidest, hol dir die Testversion, sie wird dir gefallen. (Update: Pixelmator gehört inzwischen zu Apple, und seit Januar 2026 ist die Mac-App auch im Abo Apple Creator Studio für $12.99 im Monat enthalten.) Wie Photoshop hat es eine Menge Funktionen, wir sagen nur: Es eignet sich hervorragend fürs Web, unterstützt Vektoren und SVGs, ist nicht schlecht bei Retuschen und bringt ein paar Machine-Learning-Funktionen mit, die fürs Webdesign super sind (Hat der Kunde dir das Bild für den Header geschickt, aber es ist nur halb so groß wie nötig? Lass den ML-Algorithmus von Pixelmator es ohne Qualitätsverlust hochskalieren) und die Farbe und den Stil jedes Fotos anpassen, damit deine Designs immer einheitlich wirken. Außerdem schont es im Vergleich zu Photoshop die Ressourcen erheblich und kostet nur einen Bruchteil. Hier findest du alles, was es zu bieten hat.

Entwicklung

Webflow

Preis: Kostenlos und bezahlt

Wir nennen Webflow zuerst, weil sich Webflow gern damit brüstet, eine Design- und Entwicklungsplattform zu sein. Wir haben nie in Webflow gestaltet, wir erledigen das lieber vorab und bauen dann in Webflow, aber du könntest es natürlich tun. Wir zählen hier nicht auf, warum wir Webflow mögen, nur so viel: Es ist größtenteils No-Code, schlank, und wir lieben es. Mehr dazu, warum wir Webflow mögen, kannst du hier lesen. Wir arbeiten seit mehr als 2 Jahren ausschließlich mit Webflow, und es ist großartig. Es gibt Bereiche, in denen die Plattform besser werden kann, zum Beispiel die Unterstützung von anderen Zahlungsanbietern als Stripe und PayPal, aber beim Design hast du kaum Einschränkungen, und damit liegt es weit, weit vor der Konkurrenz.

Preislich ist es sehr wettbewerbsfähig: Wenn du als Freelancer an ein oder zwei Projekten gleichzeitig arbeitest und sie an Kunden übergibst, kannst du ohne Einschränkungen im kostenlosen Plan bleiben. Wir haben einen Team-Plan, mit dem wir gemeinsam an Projekten arbeiten können und der praktisch alle anderen Einschränkungen aufhebt. (Wenn du wissen willst, wie Seats, Rollen und Workspace-Pläne heute funktionieren: Das erklären wir in einem eigenen Beitrag zu Webflow-Rollen, Seats und Preisen.) Es ist nicht das Günstigste, aber das Beste, und wie gesagt, der Start ist kostenlos, also leg los.

Noch ein Wort zum Schluss: Es gibt eine riesige Bibliothek an Tutorials für den Einstieg, und die Community ist äußerst hilfsbereit und aktiv. Von Discord bis zu den Foren gibt es viel Hilfe, wenn du nicht weiterkommst. Wir haben sogar einige Anleitungen erstellt, die du hier findest oder auch in ihren Foren.

BBEdit

Preis: kostenlos und bezahlt

Wie ihr Motto sagt: It doesn't suck. Wie oben erwähnt, arbeiten wir mit Webflow, und auch wenn Webflow gern von No-Code spricht, stellt sich bei uns meist heraus, dass ein Projekt Low-Code ist. Wenn du dann Code bearbeiten, erbetteln, ausleihen oder klauen musst, erledigst du das am besten in BBEdit. Wir empfehlen es nicht nur für Code, sondern auch für andere Dinge, zum Beispiel um diese Txt- oder Word-Datei voller schrecklicher Formatierung aufzuräumen, die dein Kunde dir weitergeleitet hat.

Transmit

Preis: bezahlt, $45

In unserem Geschäft braucht man früher oder später eine FTP-App, und Transmit ist für uns die richtige. Es gibt jede Menge kostenlose, aber Transmit ist ein einmaliger Kauf und funktioniert einfach, deshalb mögen wir es. Du musst 10 Gigabyte Daten nach unterschiedlichen Regeln synchronisieren? Das kann es, und noch so viel mehr. Glaub uns, wir haben im Lauf der Jahre alle ausprobiert, und wir lieben genau dieses. Es ist so einfach und doch so leistungsstark. Verschiebe Dateien von Dropbox oder Drive auf einen FTP-Server oder deinen Rechner, einfach und schnell.

Buchhaltung und Zeiterfassung

Xero

Preis: Bezahlt, ab $25 im Monat

Als wir uns selbstständig gemacht haben, war die Buchhaltung das größte Hindernis. Wir hatten keine Ahnung, was wir taten, und brauchten Hilfe. Wir haben QuickBooks und Sage ausprobiert und sind schließlich bei der Plattform vom anderen Ende der Welt gelandet. Xero hat uns mehr als einmal den Hals gerettet und Buchhaltung, Angebote, Rechnungen und Umsatzsteuer (auch in verschiedenen Währungen) sehr einfach gemacht.

Abgesehen davon, dass du keinen Ärger mit der Steuer bekommst, hat uns das Tool in so vielen Dingen geholfen. Wir erstellen damit Angebote, unsere Zeiterfassung ist direkt angebunden, sodass wir mit 3 Klicks eine Rechnung verschicken können. Es lässt sich mit unserem PayPal-Konto verbinden, holt unsere Bankfeeds ab, verwaltet unsere Umsatzsteuer und bietet alles, was wir zur Steuerzeit brauchen. Wir können dieses Tool nicht genug empfehlen. Ausgaben lassen sich leicht erfassen: Wir machen mit der App buchstäblich ein Foto vom Kassenbon, und er ist drin und bereit zum Abgleich.

Das Beste: Wenn wir Mist bauen, machen wir es rückgängig und korrigieren es. Wenn du mit Kunden im Ausland arbeitest, würden wir außerdem den obersten Plan Established empfehlen (Multi-Währung gibt es nur dort, im US-Plan für $90 im Monat), damit du in anderen Währungen Angebote und Rechnungen erstellen kannst. Xero übernimmt alle Umrechnungen, und bei uns ist es mit PayPal und Payfast verknüpft, sodass der Kunde keine SWIFT-Überweisung braucht, sondern direkt in der Rechnung klickt und per Kreditkarte oder PayPal zahlt. So einfach und schnell.

TimeCamp

Preis: Kostenlos starten, bezahlen, wenn du wächst

Wir haben ehrlich gesagt viele Tools zur Zeiterfassung ausprobiert, und du denkst vielleicht, du brauchst das nicht, aber es ist ein Lebensretter. Vielleicht rechnest du pro Projekt ab und machst dir um die Zeit keine Gedanken, doch dieses Tool sorgt dafür, dass du kein Geld verbrennst, auch wenn du nicht nach Stunden abrechnest. Ob du ein Angebot erstellen musst und nicht weißt, wie viele Stunden du für etwas ansetzen sollst, oder einem Kunden Ad-hoc-Arbeit in Rechnung stellst: Dieses Tool rettet dich. Außerdem lässt es sich mit buchstäblich allem verbinden. Wenn der Monatswechsel kommt, klicken wir auf Rechnung, und die Daten gehen direkt an Xero, sodass wir sie mit einem Klick an den Kunden schicken können und er eine detaillierte Aufschlüsselung sieht, wofür er zahlt. (Der Xero-Export ist im bezahlten Premium-Plan von TimeCamp und höher enthalten, nicht im kostenlosen.)

Es bietet alle üblichen Funktionen: Aufgaben per Timer starten und stoppen oder Stunden manuell eintragen, mit der App alles erfassen, was auf deinem Rechner passiert. Du hast vergessen, was du gestern Abend getan hast? Schau einfach nach, wie viele Stunden du in Webflow oder in irgendeiner App oder einem Browser-Tab verbracht hast. Starte Timer aus Kalendereinträgen oder deinen Projektmanagement-Tools wie Trello oder Asana. Hol Aufgaben aus diesen Tools oder Kunden aus Xero herein. Sieh dir Schätzungen an, damit du Kunden mitteilen kannst, dass sie bereits 89 % ihres Retainers verbraucht haben und er bald aufgebraucht ist. Steuere die Erwartungen, indem du beobachtest, welche Aufgaben über oder unter der Schätzung liegen. Wir könnten unser Geschäft ohne dieses Tool nicht führen. Wir können nur sagen: Hol es dir, es ist jeden Cent wert, was die gesparte Zeit und die Vorteile angeht. Wir können gar nicht alle Funktionen und Integrationen aufzählen, kontaktiere sie einfach und frag nach einer Demo. Ach ja, und wenn du nicht den Xero-Weg gehst, kannst du auch direkt aus TimeCamp Rechnungen stellen, wenn du willst.

Projektmanagement

Trello

Preis: Kostenlos und bezahlt

Wir haben früher alle unsere Projekte in Trello verwaltet. Es ist großartig, einfach, und wir sehen genau, was wir gerade tun und was noch zu tun ist. Als Bonus laden wir unsere Kunden ein, sodass sie das ebenfalls sehen können, und auch, was sie uns schulden. An der Oberfläche wirkt es schlicht und begrenzt, aber es kann ziemlich komplex werden. Wir nutzen alle möglichen Board-Regeln, um Aufgaben zu automatisieren, und es lässt sich mit vielen Tools verbinden. Unsere Figma-Designs liegen in Trello, oder Aufgaben werden aus Trello in TimeCamp importiert und über TimeCamp direkt in Trello erfasst. Es postet Updates in unsere Slack-Kanäle und umgekehrt. Wir lieben es und könnten nicht ohne. Ja, für all das musst du bezahlen, aber es lohnt sich. Wir haben andere Tools ausprobiert, am nächsten kam Asana, aber beim Preis-Leistungs-Verhältnis hat uns Trello mehr geboten.

Es funktioniert im Browser und in der App, auf dem Desktop und mobil. Kunden können damit leicht mitarbeiten und bleiben auf dem Laufenden. Wir geben zu, dass wir in den letzten Monaten für unser Projektmanagement zu Notion gewechselt sind, aber das kam daher, dass wir es für so viele andere Dinge zu nutzen begannen, und Trello ist nach wie vor eine grundsolide Lösung.

Slack

Preis: Kostenlos und bezahlt

Ja, E-Mail ist tot. Rechnungen schicken wir über Xero, und wenn sich ein Kunde zum ersten Mal meldet, antworten wir per E-Mail. Für alles Weitere gibt es Slack. Jede Nachricht und jede Datei, die wir je von einem Kunden gesendet oder empfangen haben, liegt hier. Es lässt sich mit unseren anderen Tools verbinden und verkürzt die Reaktionszeiten. Vergiss Skype, WhatsApp, Teams und alles andere, was du je für Chat oder vielleicht sogar Video- und Sprachzusammenarbeit genutzt hast, hier ist alles drin. Außerdem verbinden wir es mit Zapier mit allem, was es nicht nativ anbindet. Wenn du uns über die Website kontaktierst, landet das nicht in unserem Postfach, sondern in einem Slack-Kanal. Nichts geht verloren, alles ist durchsuchbar und auf jeder Plattform verfügbar, vom Desktop über Tablet bis zum Smartphone. Dazu kommt, dass die meisten unserer Kunden Slack ohnehin nutzen: Wir verbinden sie einfach per Slack Connect mit unserem Slack, und schon läuft es. Und der Rest? Den laden wir einfach als Gast in einen Kanal ein. Wir nutzen Slack seit Jahren und werden so schnell nicht wechseln.

Notion

Preis: Kostenlos und bezahlt

Notion gibt es in einer kostenlosen und einer bezahlten Version, und wer zahlen möchte, bekommt jeden Cent zurück. Viel mehr gibt es zu Notion nicht zu sagen. Es erledigt für uns alles, was Dokumentation, Projektmanagement, KI und vieles mehr betrifft. Fast alles Interne bei Milk Moon Studio läuft inzwischen in der einen oder anderen Form über Notion, und unsere Kunden bleiben dank geteilter Berechtigungen auf dem Laufenden. Es ist extrem vielseitig und leistungsstark. Eine Einschränkung: Um die volle Power von Notion auszuschöpfen, musst du einige Vorlagen selbst bauen. Es gibt viele fertige, aber wenn alles genau so laufen soll, wie du es willst, musst du etwas Zeit investieren. Unser letztes Wort zu Notion: Synced Blocks, OMG, sie sind einfach, ich kann gar nicht, es sind Synced Blocks, Blöcke, die sich synchronisieren, überall, wo du sie einsetzt, immer und immer wieder, und habe ich erwähnt, dass sie sich synchronisieren? Wie auch immer, das ist Notion.

Wrike

Preis: Kostenlos und bezahlt

Noch ein großartiges Workflow-Management-Tool. Wrike hat viel zu bieten. Stell dir die Einfachheit von Trello vor, aber mit all den Kleinigkeiten, die wir an Trello lieben und die wir dort nicht als Extras dazukaufen und bezahlen müssen, wie es früher bei Trello der Fall war. Es ist toll, wenn du das große Ganze sehen willst und dich nicht nur auf das konzentrieren musst, was heute ansteht. Wrike bietet von Haus aus eine ganze Reihe von Ansichten, von Gantt-Diagrammen bis zu Dashboard-Analysen. Das Schöne ist natürlich, dass dies echtes Workflow-Management ist und nicht nur Projektmanagement, und für Designer wie uns ist das Beste das Proofing und die Freigabe, die die Zusammenarbeit und Abnahme von Assets ermöglichen, sowohl intern als auch mit externen Beteiligten. Es ist auch nicht nur etwas für Designer, du kannst jemandem ein gewöhnliches Word-Dokument oder PDF schicken, sehr nützlich.

Wir warten auf eine direkte Figma-Integration, aber Wrike unterstützt XD, also ist es nur eine Frage der Zeit, mit der Übernahme durch Adobe und dem absehbaren Ende von XD. (Hinweis 2026: So kam es nicht. Adobe und Figma haben die Übernahme im Dezember 2023 abgeblasen, XD befindet sich seit 2023 im Wartungsmodus und lässt sich nicht mehr einzeln kaufen, und Wrikes eigene Community führt eine Figma-Integration als „Not planned“. Proofing-Tools wie Ziflow können die beiden verbinden, falls du das brauchst.) Ich will auch ehrlich sein: Wir sind zwar noch bei Notion, aber nachdem ich mir Wrikes Mobile-App angesehen habe, wirkt Projektmanagement unterwegs viel einfacher, als Notion auf dem Handy zu benutzen. Bei all den Apps, die sich derzeit anbinden lassen, und der kürzlichen Bestätigung des Support-Teams, dass sie eine Figma-Anbindung erwägen, testen wir Wrike vielleicht als Workflow-Ersatz, statt nur weiter zu erkunden.

E-Mail und Cloud

Google Workspace

Preis: Bezahlt

Ja, wir haben gerade gesagt, dass wir keine E-Mail nutzen, aber wir brauchen sie trotzdem, und Google Workspace bietet uns mehr als nur E-Mail. Wir haben jede Menge Cloud-Speicher und gemeinsame Firmenlaufwerke, unsere Kalender sind synchronisiert und sichtbar, wir nutzen Meet für Calls und zeichnen alles mühelos auf, wir haben Google Drive, also brauchen wir kein Microsoft Word, Excel oder PowerPoint. Es ist den Preis absolut wert und lässt sich mit den meisten der oben genannten Tools verbinden. Wenn du allein arbeitest und nichts bezahlen willst, bekommst du das meiste davon auch mit deinem ganz normalen Gmail-Konto.

Und das war's, das sind die Tools, die wir am häufigsten für den ganz normalen Büroalltag nutzen. Wir haben noch jede Menge weitere Plattformen im Einsatz, aber die sind sehr aufgabenspezifisch, zum Beispiel Google Data Studio für die Analyse-Dashboards unserer Kunden.

Wenn du auch nach Browser-Add-ons suchst: Wir führen eine Liste mit unverzichtbaren Chrome-Erweiterungen für Webflow, und im Tools-Bereich unseres Blogs findest du noch mehr davon.

Häufig gestellte Fragen

Ist Figma für Freelancer kostenlos?

Ja, Figma hat einen kostenlosen Starter-Plan, der zu Freelancern mit ein paar aktiven Projekten passt, auch wenn er dich auf drei Dateien und ein Teamprojekt begrenzt. Wir sind erst auf einen bezahlten Plan umgestiegen, als wir das überschritten hatten, und ein Full-Seat im Professional-Plan kostet heute ab $16 pro Monat.

Welche Tools brauchen kleine Design-Agenturen wirklich?

Ein Design-Tool (wir nutzen Figma), eine Plattform zum Bauen (Webflow), Buchhaltung und Zeiterfassung (Xero und TimeCamp), Projektmanagement und Chat (Trello, Notion und Slack) sowie E-Mail und Speicher (Google Workspace). Starte mit den kostenlosen Stufen und zahle erst, wenn ein Tool dir mehr spart, als es kostet.

Wie teilen Agenturen laufende Websites mit Kunden?

Wir teilen Figma-Prototypen per Link, damit Kunden sich durchklicken und kommentieren können, und danach einen Webflow-Staging-Link, sobald der Bau beginnt. Webflow bietet außerdem kostenlose Reviewer-Seats für Kunden-Feedback, die wir in unserem Beitrag zu Webflow-Rollen, Seats und Preisen behandeln.

Brauche ich Zeiterfassung, wenn ich pro Projekt abrechne?

Ja, denn sie zeigt dir, wo die Stunden wirklich hinfließen, und macht so das nächste Angebot genauer. Auf die Kostenseite der Angebotserstellung gehen wir in So setzen sich die Kosten einer Website zusammen ein.

Wenn du Fragen oder Empfehlungen zu Tools für kleine Agenturen hast, melde dich gern in den Kommentaren bei uns.