Herramientas gratuitas y de pago para pequeñas agencias de diseño y autónomos

Durante los últimos meses, hemos utilizado muchas herramientas para muchas cosas diferentes, desde el diseño hasta la gestión de proyectos, la contabilidad, etc. Milk Moon Studio es un pequeño estudio de Webflow, y es posible que no te guste Webflow, pero algunas de las que hemos utilizado serán útiles no solo para los expertos en Webflow, sino también para pequeñas agencias de cualquier tipo.

Le daremos un resumen rápido de lo que hemos obtenido y por qué son excelentes herramientas para las agencias pequeñas.

Diseño

Para esta categoría utilizamos algunas herramientas diferentes. Nos gustaría destacar que nuestra principal fuente de ingresos es el diseño y el desarrollo web, por lo que las herramientas que utilizamos se centran en ese extremo del espectro del flujo de trabajo de diseño de Webflow.

Figma: gratis y de pago

Precio - Empieza gratis, paga si creces.

Como la mayor parte de nuestro trabajo de diseño está relacionado con los sitios que construimos Figma ha supuesto un punto de inflexión. El inicio de la herramienta es gratuito, lo cual es genial, pero hemos pasado a un plan de pago. Si eres muy pequeño o solo trabajas por cuenta propia, puedes salirte con la tuya con el plan gratuito y no tendrás que renunciar a ninguna funcionalidad. La razón principal por la que nos hemos pasado a un plan de pago es simplemente el hecho de que hemos superado el punto en el que solo podemos trabajar en un proyecto de equipo.

Pero analicemos qué hace que Figma sea el camino a seguir:

• Bueno, es barato, 12 dólares por usuario, lo que te dará permisos de usuario personalizados, una excelente colaboración con otros diseñadores, desarrolladores y clientes, así como un control de versiones ilimitado.
• Viene con una aplicación de escritorio, pero puedes usarla directamente en tu navegador, otra gran característica cuando trabajas con clientes, pueden seguir y comentar, etc. sin tener que instalar nada.
• La colaboración nunca ha sido tan fácil, puedes ver a otras personas trabajando a tu alrededor en el mismo archivo sin ningún problema.
• Viene con una gran biblioteca de complementos.
• Es liviano, mencionamos que se ejecuta directamente en el navegador, a la derecha.
• Recibir comentarios de los clientes es tan sencillo que todo lo que tienen que hacer es hacer clic y añadir un comentario en cualquier lugar sobre cualquier cosa.
• La creación de prototipos lleva un poco de tiempo acostumbrarse, pero el cliente es capaz de interactuar con el sitio, la aplicación o lo que sea que esté creando como si fuera el producto final, y puede ver los flujos e interacciones. Por lo general, primero construimos todo en Figma y, una vez que tenemos un cliente satisfecho y completamos el registro, comenzamos a crear el sitio real.
• Pasar del diseño al desarrollo es tan fácil, que con Figma podemos pasar de un diseño visual muy bonito a crear diseños con píxeles perfectos.
• No vamos a enumerar todo aquí, pero eche un vistazo a las características por aquí.

Hemos probado muchas herramientas, desde Sketch hasta Adobe XD y en una tierra antes de tiempo Photoshop e Illustrator, pero por el momento no cedemos en esta.

Pixelmator Pro

Precio - Pagó 40 dólares

Así que este tío es de pago y usa Mac, pero nos encanta. Como hemos dicho antes, diseñamos principalmente para la web, no tenemos 2000 imágenes que deban ejecutarse en Lightroom ni ediciones muy pesadas para Photoshop, pero esta compra única vale la pena. Tiene todo lo que necesitamos de Photoshop y no todo lo que no tenemos pero que acabaríamos pagando. Incluso antes de empezar, dirígete y obtenga la versión de prueba, te va a encantar. Al igual que Photoshop, tiene un montón de funciones, pero te diremos que es genial para la web, admite vectores y SVG, no se le dan mal los retoques, tiene algunas funciones de aprendizaje automático que son geniales para el diseño web (¿El cliente te dio esa imagen que necesitabas para la cabecera, pero tiene la mitad del tamaño que necesitas? Deja que el algoritmo ML de Pixelmator cambie el tamaño por ti (sin reducir la calidad) y combine el color y el estilo de cualquier foto para que tus diseños sean siempre uniformes. Por último, es muy ligero en cuanto a recursos en comparación con Photoshop y cuesta mucho menos. Consulta todo lo que tiene para ofrecer aquí.

Desarrollador

Flujo web

Precio - Gratis y de pago

Vamos a incluir esto primero, ya que a Webflow le gusta hacer sonar la bocina diciendo que es una plataforma de diseño y desarrollo. Nunca hemos diseñado en Webflow, nos gusta dejar eso a un lado y luego crear Webflow, pero podrías hacerlo si quisieras. No vamos a enumerar las razones por las que nos gusta Webflow, aparte de decir que, en su mayoría, no requiere código, es ligero y nos encanta. Puedes leer más sobre por qué nos gusta aquí. Llevamos más de 2 años usando Webflow exclusivamente y es genial. Hay áreas en las que la plataforma puede mejorar, una de ellas es la compatibilidad con plataformas de pago distintas de Stripe y PayPal, pero en términos de diseño tiene muy pocas restricciones y esto la sitúa muy por encima de la competencia.

En términos de precios, es muy competitivo. Si eres un profesional independiente que trabaja en uno o dos proyectos a la vez y los entregas a los clientes, puedes quedarte con el plan gratuito sin restricciones. Tenemos un plan de equipo que nos permite colaborar en proyectos y prácticamente elimina cualquier otra restricción. No es el más barato, pero es el mejor y, como dijimos, es gratis para empezar, así que adelante.

Una última palabra sería mencionar que hay una enorme biblioteca de tutoriales para empezar y que la comunidad es muy útil y activa, desde Discord hasta foros, hay mucha ayuda si te quedas atascado. Incluso hemos creado algunos instrucciones que puedes encontrar aquí o incluso en sus foros.

BBEdit

Precio: gratuito y de pago

Como dice su lema, no apesta. Como dijimos anteriormente, utilizamos Webflow y, aunque a Webflow le gusta decir que no hay código, para nosotros normalmente resulta que un proyecto tiene poco código, y cuando tienes que editar, rogar, pedir prestado o robar ese código, normalmente es mejor hacerlo todo en BBEdit. Lo recomendamos encarecidamente no solo para el código, sino también para otras cosas, como limpiar ese documento de texto o Word lleno de un formato horrible que el cliente te reenvió.

Transmitir

Precio: pagado 45$

Si estás en nuestro negocio, eventualmente acabarás necesitando una aplicación FTP, y Transmitir es el indicado para nosotros. Hay un montón de productos gratuitos, pero se trata de una compra única y simplemente funciona, por eso nos gusta. Necesita sincronizar 10 gigas de datos según diferentes reglas, puede hacer eso y mucho más. Confía en nosotros, los hemos probado a lo largo de los años y este nos encanta. Es tan simple y, sin embargo, tan poderoso. Mueva archivos de Dropbox o Drive a un servidor FTP o a su máquina de forma sencilla y rápida.

Contabilidad y seguimiento del tiempo

Xero

Precio - Pagó más de 5 dólares

Cuando empezamos a hacer lo nuestro, la contabilidad era el mayor obstáculo. No teníamos ni idea de lo que hacíamos y necesitábamos ayuda. Probamos Quickbooks y Sage y acabamos con la plataforma desde cero. Xero nos ha salvado el culo más de una vez y ha hecho que la contabilidad, la cotización, la facturación, el IVA y todo ello en diferentes monedas sea muy fácil.

Además de asegurarnos de que no acabes con problemas fiscales, la herramienta nos ha ayudado mucho. La utilizamos para cotizar, nuestro software de seguimiento del tiempo se integra directamente con ella, de modo que podemos enviar una factura con solo 3 clics. Se integra con nuestra cuenta Paypal, extrae nuestros ficheros bancarios, gestiona nuestro IVA y tiene todo lo que necesitamos cuando llega la temporada de impuestos. No podemos recomendar esta herramienta lo suficiente. Los gastos son fáciles de rastrear, ya que literalmente podemos tomar una foto de un comprobante de compra con la aplicación y ya está listo para conciliar.

Lo mejor de todo es que cuando metemos la pata lo deshacemos y lo arreglamos. También te recomendamos optar por el paquete un poco más caro si trabajas con clientes extranjeros, ya que puedes cotizar y facturar en otras monedas. Xero se encargará de todas las conversiones y, en nuestro caso, lo tenemos vinculado a Paypal y Payfast para que el cliente no necesite hacer un pago rápido, simplemente haga clic en la factura y pague con tarjeta de crédito o Paypal, de forma fácil y rápida.

Campamento temporal

Precio - Empieza gratis, paga a medida que creces

No voy a mentir, hemos probado muchas herramientas cuando se trata de controlar nuestro tiempo, y se podría decir que no las necesitas, pero es un salvavidas. Puedes cobrar por proyecto y no preocuparte por el tiempo, pero esta herramienta se asegurará de que no desperdicies dinero por el inodoro, incluso si no cobras por hora. Ya sea que necesites cotizar y no sepas cuántas horas estimar para algo o simplemente facturar a un cliente por un trabajo puntual, esta herramienta te salvará la vida. Además, se integra literalmente con todo. Cuando llega esa época del mes, simplemente pulsamos la factura y envía los datos directamente a Xero para que los podamos enviar al cliente con solo un clic y ver un desglose detallado de lo que está pagando.

Tiene todas las funciones habituales, realiza un seguimiento de las tareas iniciando y deteniendo un temporizador o añadiendo horas manualmente, utiliza la aplicación para rastrear todo lo que sucede en tu máquina. Olvidaste lo que hiciste anoche, solo tienes que comprobar cuántas horas pasaste en Webflow o en cualquier aplicación o pestaña de tu navegador. Marca los temporizadores a partir de las entradas del calendario, tus herramientas de gestión de proyectos, como Trello o Asana. Extrae tareas de esas herramientas o clientes de Xero. Consulta las estimaciones para que los clientes sepan que ya has gastado el 89% de su anticipo y que se van a acabar. Gestiona las expectativas supervisando qué tareas están por encima o por debajo de las estimaciones. No podríamos administrar nuestro negocio sin esta herramienta. Todo lo que podemos decir es que consíguela, vale la pena cada centavo en términos del tiempo que ahorra y los beneficios que brinda. No podemos ni empezar a enumerar todas las funciones e integraciones, solo hay que ponerse en contacto con ellos y solicitar una demostración. Ah, y si no vas a seguir la ruta de Xero, puedes facturar directamente desde Campamento temporal si quieres.

Administración de proyectos

Trello

Precio - Gratis y de pago

Solíamos gestionar todos nuestros proyectos en Trello. Es genial, es sencillo y podemos ver exactamente lo que estamos haciendo, lo que tenemos que hacer y, como beneficio adicional, añadimos a nuestros clientes para que también puedan ver eso y lo que nos deben. Puede parecer simple y limitado a primera vista, pero puede volverse bastante complejo. Usamos todo tipo de reglas del tablero para automatizar las tareas y se integra con una variedad de herramientas. Nuestros diseños de Figma se encuentran en Trello, o las tareas se importan de Trello a Timecamp y se rastrean directamente en Trello a través de Timecamp. Publica actualizaciones en nuestros canales de Slack y viceversa. Nos encanta y no podríamos vivir sin él. Sí, tener todo esto, pero merece la pena. Hemos utilizado otras herramientas, pero lo más cerca que hemos estado ha sido Asana, pero cuando se trata de aprovechar el dinero, Trello ha dado más.

Funciona tanto en el navegador como en la aplicación, así como en ordenadores de sobremesa y dispositivos móviles. Facilita que los clientes colaboren y se mantengan actualizados. Admitimos que en los últimos meses hemos cambiado Notion para la gestión de proyectos, pero eso se debe a que empezamos a usarlo para muchas otras cosas, y Trello sigue siendo una solución muy sólida.

Slack

Precio - Gratis y de pago

Sí, el correo electrónico está muerto. Enviamos las facturas a través de Xero y respondemos por correo electrónico cuando un cliente se pone en contacto con nosotros por primera vez; por lo demás, está Slack. Todos los mensajes y archivos enviados o recibidos de un cliente se encuentran aquí. Se integra con otras herramientas y acelera los tiempos de respuesta. Olvídate de Skype, WhatsApp, Teams, cualquier otra cosa que hayas usado para chatear o incluso para colaborar por vídeo o voz, todo está aquí. Además, utilizamos Zapier para conectarlo con todo lo demás a lo que no se conecta de forma nativa. Cuando contactas con nosotros en el sitio, no termina en nuestro buzón de correo, sino en un canal de Slack. Nunca se pierde nada, se puede buscar en él y en todas las plataformas, desde ordenadores de sobremesa hasta tabletas y dispositivos móviles. Además, la mayoría de nuestros clientes lo utilizan de todos modos. Simplemente los conectamos a nuestro Slack a través de Slack Connect y ya estamos en funcionamiento, ¿y el resto? Pues simplemente los invitamos a un canal como invitados. Llevamos años usando Slack y no es probable que cambiemos pronto.

Noción

Precio - Gratis y de pago

Notion tiene versiones gratuitas y de pago, vale la pena cada centavo si quieres pagar. No hay mucho que podamos decir sobre Notion. Lo hace todo por nosotros en lo que respecta a la documentación, la gestión de proyectos, la inteligencia artificial y mucho más. Casi todo lo interno de Milk Moon Studio ahora se ejecuta a través de Notion de una forma u otra, y nuestros clientes pueden mantenerse al día sobre lo que ocurre con los permisos compartidos. Es extremadamente versátil y potente. Una salvedad: para aprovechar todo el poder de Notion, tendrás que crear algunas de tus propias plantillas para cosas. Hay muchas por ahí, pero si quieres que las cosas funcionen tal y como quieres, debes invertir algo de tiempo. Nuestra última palabra sobre Notion, los bloques de sincronización, Dios mío, es que, ni siquiera puedo, son bloques de sincronización, bloques que se sincronizan, dondequiera que los uses, una y otra vez, y ya he mencionado que se sincronizan. En fin, eso es Notion.

Wrike

Precio - Gratis y de pago

Otra excelente herramienta de gestión del flujo de trabajo. Wrike tiene mucho que ofrecer. Piensa en la facilidad de uso de Trello, pero con todos los detalles que nos encantan de Trello, no tenemos que añadir ni pagar como extras como solíamos hacer en Trello. Es genial si necesitas ver el panorama completo y no solo concentrarte en lo que tienes que hacer hoy. Wrike te ofrece una amplia gama de vistas listas para usar, desde diagramas de Gantt hasta análisis de paneles. Lo mejor, por supuesto, es que se trata de una auténtica gestión del flujo de trabajo y no solo de la gestión de proyectos, y para los diseñadores como nosotros, lo mejor es la parte de la herramienta de verificación y aprobación, que permite la colaboración y la aprobación de los activos, tanto de forma interna como con partes interesadas externas. Tampoco es solo para diseñadores, puedes enviar a alguien un viejo y aburrido documento de Word o PDF, etc., por lo que es muy útil.

Estamos esperando la integración directa con Figma, pero son compatibles con XD, por lo que ahora solo es cuestión de tiempo con la adquisición de Adobe y la eventual desaparición de XD. También voy a ser sincero: aunque todavía estamos en Notion, después de echar un vistazo a la aplicación móvil de Wrike, gestionar proyectos desde cualquier lugar parece mucho más sencillo que intentar usar Notion en mi teléfono. Por lo tanto, dado que todas las aplicaciones que se integran actualmente con ella y su equipo de soporte han confirmado recientemente que están pensando en añadir Figma, es posible que estemos probando esto como sustituto del flujo de trabajo en lugar de limitarnos a explorarlo por ahora.

Correo electrónico y nube

Espacio de trabajo de Google

Precio - Pagado

Sí, acabamos de decir que no utilizamos el correo, pero aun así lo necesitamos y el uso de Google Workspace nos brinda más que solo correo. Tenemos muchísimo espacio de almacenamiento en la nube y compartimos los discos de la empresa, nuestros calendarios están sincronizados y visibles, utilizamos Meet para las llamadas y grabamos todo sin esfuerzo. Tenemos Google Dive, por lo que no necesitamos Microsoft Word, Excel o Powerpoint. Merece la pena y se integra con la mayoría de las herramientas que hemos enumerado anteriormente. Si solo eres tú y no quieres pagar, puedes vincular la mayor parte de esto a tu antigua cuenta de Gmail normal.

Y eso es todo, estas son las herramientas que más utilizamos para las cosas de oficina del día a día. Tenemos muchas otras plataformas que utilizamos, pero son muy específicas para cada tarea, como Google DataStudio para los paneles de análisis de los clientes.

Si tiene alguna pregunta o recomendación sobre las herramientas para agencias pequeñas, envíenos un mensaje en los comentarios.